Moodle Systemnachrichten & E-Mail-Versand
Auch im Kontext eines Lernmanagementsystems ist gute Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
In Moodle ist die Kommunikation über die sogenannten Systemnachrichten und Mitteilungen abgebildet.
Eine Systemnachricht ist eine automatisch erzeugte Mitteilung, die vom System selbst verschickt wird – nicht von einer einzelnen Person.
Die Kommunikation ist modular mittels sog. Quellen aufgebaut, aus denen Nachrichten entstehen (z. B. Aufgabe, Forum, Einschreibung, Reminder) und Ausgangskanälen, über die Nachrichten zugestellt werden:
Ausgangskanäle
- Web: Anzeige direkt in Moodle rechts oben neben dem Profilbild
- Mobile: Push-Notifications an die Moodle APP
- E-Mail: Zustellung per E-Mail-Versand
Als Administrator*in konfigurieren Sie zentral diese Quellen/Ausgangskanal Matrix, ob und über welche Kanäle Nachrichten hinausgehen sollen, und ob Nutzer*innen diese Einstellung ggf. individualisieren dürfen oder nicht.
Bei der Quelle „Aktivität Forum“ gibt es noch eine Sonderoption, dass pro Tag nur EINE Sammelnachricht aus allen Forenbeiträgen, die für den/die jeweilige/n Nutzer*in relevant sind, erstellt wird. So wird sichergestellt, dass in kommunikationsintensiven Szenarien die Nachrichtenanzahl überschaubar bleibt und nicht als SPAM empfunden wird.
Besonderheiten
Bei den Ausgangskanälen sind noch ein paar wichtige Dinge zu beachten:
- Für Web muss man gar nichts konfigurieren. Dies ist aber auch der Kanal, der am wenigsten wahrnehmbar ist da man eben in der Moodle Instanz online sein muss.
- Für Mobil, also für Push Notifications in die Moodle APP auf mehr als 50 aktive Endgeräte, ist die Premium Moodle APP erforderlich. Die Premium APP kostet normalerweise Euro 499,00 p.a. – ist aber bei ALLEN eDaktik Moodle Hostig Paketen KOSTENLOS mit dabei (Freischaltung erforderlich)!
- Für E-Mail ist die einfachste bereits in Moodle integrierte Möglichkeit, die Daten eines SMTP Mail-Accounts (Mail-Servername, Benutzername, Passwort) zu hinterlegen.
E-Mail-Versand
Der E-Mail-Versand birgt allerdings noch ein paar Herausforderungen, die im Detail beachtet werden müssen, damit der Versand und letztendlich auch die Zustellung gut klappen:
- Es muss sichergestellt werden, dass der Mail-Account die gewünschte Art (Absenderadresse/n) und Menge (Nachrichten pro Minute bzw. Tag) versenden darf und kann.
- Passwortänderungen des Accounts müssen in Moodle ebenfalls rechtzeitig aktualisiert werden.
- Der Mailserver muss laufend gepflegt werden, um sicherzustellen, dass er verfügbar ist und über eine entsprechende Reputation verfügt, also z. B. NICHT auf SPAM-Blocklisten ist.
- Etliche Mail-Service-Provider stellen aus Sicherheitsgründen verpflichtend auf Mehrfaktor-Authentifizierung um (Google, Microsoft o365 …). In diesen Fällen ist die aktuell stabilste Lösung, den Moodle Server selbst so zu konfigurieren, dass er Mails mit der Absenderadresse des Moodle Instanzeigentümers versenden darf (SPF, DKIM …). Aus gegebenem Anlass bietet Ihnen eDaktik dazu bei Bedarf ein entsprechendes Zusatzpaket zu Ihrer Moodle Instanz an.
- Bei einer Mail-Relay Konfiguration, die auch auf dem eDaktik Moodle Server möglich ist, müssen alle Änderungen am Relayserver – insbesondere die Zugriffsberechtigungen darauf – auch laufend geprüft werden.
Zu den genannten Maßnahmen für den erfolgreichen Versand kommt noch die Reputation des Mailservers bzw. des Absenders hinzu. Diese entscheidet darüber, ob die Nachricht als SPAM markiert wird oder nicht. Die Reputation sowie die Heuristiken der SPAM-Bekämpfung am Ziel-Mailserver sind etwas Dynamisches, weshalb leider nicht garantieren werden kann, dass E-Mails, die heute problemlos zugestellt wurden, morgen als SPAM markiert werden – einer der häufigsten Gründe für:“Ich habe keine Nachricht erhalten!“.
Die Intention dieses Beitrages ist es, die Komplexität aber auch die Flexibilität des Themas Systemnachrichten & E-Mail-Versand zu beleuchten – gerne beraten wir Sie individuell zu der für Sie passenden Lösung!
